Vaste kostenvergoedingen: Wat is belangrijk?

De werkkostenregeling in een notendop:

Je kunt als werkgever van een aantal gerichte vrijstellingen onbelast de kosten vergoeden. Ook kosten die een werknemer voor jou maakt, zogenaamde ‘intermediaire kosten’, mag je onbelast vergoeden. Bijvoorbeeld representatiekosten.

Daarnaast kun je in 2015 tot 1,2% van het fiscale loon onbelast verstrekken en vergoeden aan je personeel. Dit noemen we de vrije ruimte. Een overschrijding van de vrije ruimte levert jou als werkgever een eindheffing van 80% op.

Voorwaarden

Het is onder de werkkostenregeling mogelijk om voor de gerichte vrijstelling en intermediaire kosten een vaste onbelaste kostenvergoeding te geven. Gelukkig komt deze niet in aftrek van je vrije ruimte. Voordelig is dat je door vaste kostenvergoedingen in te voeren, je de administratieve lasten verlaagt. Werken met declaraties en bonnetjes is dan verleden tijd!

De intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen op een rij:

  • vervoer;
  • tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
  • cursussen, congressen, vakliteratuur, met andere woorden, het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
  • verhuizingen
  • extraterritoriale kosten.

Onderbouw je kosten goed!

De vaste kostenvergoeding moet onderbouwd worden door middel van een onderzoek naar de werkelijk gemaakt kosten. Je werknemers en jijzelf als directeur-grootaandeelhouder moeten eerst voor een bepaalde periode de gemaakte kosten bijhouden. Bijvoorbeeld gedurende 3 maanden. Onderstaand voorbeeld geeft aan hoe belangrijk de voorwaarden van de vaste kostenvergoedingen zijn.

Een BV had een werknemer een kostenvergoeding gegeven voor ‘Bewassing en energie’. In deze situatie kon dit niet leiden tot een onbelaste kostenvergoeding. De BV beweerde later in de procedure dat de term ongelukkig was gekozen en dat de kostenvergoeding zag op kosten van veiligheidsschoenen en -bril, overalls en een eigen gereedschapskist. Hoewel deze kosten in principe wel voor een onbelaste kostenvergoeding in aanmerking hadden kunnen komen, oordeelde de rechter dat het niet is toegestaan om op een later moment de kostencategorie aan te passen. De naheffingsaanslag en de boete bleven in stand.

Later wijzigen is niet mogelijk. Let dus vooral op de onderbouwing van de vaste kostenvergoedingen en maak er goed gebruik van.

 

Voor meer informatie, stuur een mail naar info@oamkb.nl

 

Februari 2015