Pas als het helemaal in orde is, betaalt mijn BV je

Recht op de juiste spullen
Als jouw leverancier spullen aan je BV levert, wil je natuurlijk dat je krijgt wat je besteld hebt. Zie je direct dat het niet klopt, dan zul je tegen de leverancier zeggen dat hij de spullen maar weer moet meenemen en de juiste spullen moet leveren. Maar wat als je pas na verloop van tijd merkt dat de spullen niet in orde zijn? Bijvoorbeeld een paar weken nadat de geleverde materialen zijn geïnstalleerd en ze niet goed blijken te werken. Hoe zit het dan met de factuur? Hoef je BV die dan gewoon niet te betalen?

Verplichtingen niet nagekomen
Voordat je de betaling van je BV kunt gaan opschorten, zal eerst duidelijk moeten zijn dat jouw leverancier niet heeft geleverd wat je had afgesproken. Dus in juristentaal: dat hij ‘tekort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst’.

In gebreke stellen
Wat te doen als blijkt dat je leverancier inderdaad niet heeft geleverd wat was afgesproken? Je moet hem dan officieel ‘in gebreke stellen’ én hem tegelijkertijd een redelijke termijn geven om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen, bijv. door alsnog de juiste spullen te leveren of zijn fout te herstellen. Een ingebrekestelling is niet nodig als levering geen enkele zin meer heeft.

Tip: doe de ingebrekestelling bij voorkeur schriftelijk. Zo heb je meteen bewijs. Let daarbij op eventuele termijnen in de algemene voorwaarden.

Redelijke termijn
Wat een ‘redelijke termijn’ is, is afhankelijk van de situatie. Voor spullen waar de leverancier makkelijk aan kan komen, is die korter dan voor spullen die op maat door een fabrikant geproduceerd moeten worden.

Klachtenregeling
Als jouw leverancier een klachtenregeling heeft, is het belangrijk dat je die correct opvolgt. Wijk je ervan af, zorg dan dat je kunt bewijzen dat je hem in kennis hebt gesteld van de klachten en dat je de gebrekkige goederen gereed hebt staan om te worden opgehaald. Een e-mail met ontvangstbevestiging waarin de klacht is verwoord, is vaak al voldoende als je weet dat deze is gericht aan de juiste persoon. Informeer anders bij de vertegenwoordiger van jouw leverancier bij wie je de klacht moet melden.

Motiveren waarom je niet betaalt
Als je de betaling wilt opschorten, is het in ieder geval essentieel dat jouw leverancier weet waarom je dat doet. Zijn er liquiditeitsproblemen, dan heeft je leverancier daar in feite niets mee te maken. Wel kan het verstandig zijn om hem daarover te informeren en een betalingsafspraak te maken, omdat dit voorkomt dat je onnodig in procedures wordt betrokken. Bovendien zal jouw leverancier daar ook eerder toe geneigd zijn, als hij weet dat het geld wel komt, zij het wat later.

Niet álles opschorten
Als er slechts een klein gebrek is, mag je niet de betaling van de totale factuur opschorten. De opschorting moet dan ook in verhouding staan tot het niet nakomen. Zo bepaalde de rechter in Rotterdam (LJN: BN3535) in een zaak waarin een opdrachtnemer besloot te stoppen met zijn bedrijf, dat een opdrachtgever vanwege de afgegeven garanties niet gerechtigd was om de betaling van de factuur voor het totaalbedrag stop te zetten. De rechter bepaalde dat dat slechts mocht voor 10%.